Literatürde örgütsel sessizlik kavramı üzerine yorum farklılıkları olduğu görülmekle birlikte üzerinde uzlaşılan tanımı “çalışanların işle ilgili konular ve sorunlar hakkındaki bilgilerini, görüşlerini ve kaygılarını bilinçli olarak yönetimle paylaşmamaları, kendilerine saklamaları” şeklinde ifade etmek mümkündür.

Peki ama örgütsel sessizlik kötü bir şey midir? Yoksa örgüt için gerekli midir? Bu konuda kimi araştırmacılar örgütsel sessizliğin bir kurumun sağlıklı ilerleyişi için önemli ve gerekli olduğunu vurgulamaktadırlar. Onlar için örgüt ikliminin çatışmacı bir ruhla yönetilmesi genel anlamda verimsizliğe yol açacaktır. Ancak araştırmacıların daha büyük bir kısmı bu durumun alt tarafta çalışanlar için bir sorun oluşturduğunu ve üstleri ile açık bir şekilde konuşamamaları sonucunda sessiz kalma paradoksunu tercih ettiklerini ifade etmektedir. Örneğin bir araştırmada çalışanların teknik ve politika konularında bildiklerini söylemelerini engelleyen güçlü oyunlar ve normlar olduğu fikri tartışılmıştır. Benzer şekilde bir başka çalışmada da kurumların çalışanlarının şirket politikalarına veya yönetimsel yetkilere meydan okumaması yani “tekneyi sallamaması” gerektiği dolaylı olarak aktarılmıştır. Diğer araştırmacılar da benzer şekilde örgütlerin genellikle muhalefete karşı hoşgörüsüz olduklarını ve bu nedenle çalışanların sorunlar hakkında konuşmak istemediğini belirtmişlerdir.

Gelin şimdi örgütsel sessizliğe yol açan nedenleri analiz edelim. Aslında bu nedenleri üç ana başlık etrafında toplamak mümkündür. Bunlar; bireysel nedenler, örgütsel nedenler ve yönetsel nedenler.

Bireylerin kendi tercihleri neticesinde ortaya çıkan faktörlerdir. İfadelerinin sonuçlarının olumsuz olmasından çekinilmesi, dışlanma korkusu, psikolojik taciz gibi konular bireylerin sessiz kalmayı seçme sebepleri arasındadır. Çalışanlar, her şeyden önce rasyonel bireyler olarak düşünülmelidir. Nitekim çalışanların sonuçlarının kendileri için olumlu olmayan şeyleri söylemekten veya söyledikleri zaman alacakları tepkilerden çekinmelerinden ötürü bazı durumlarda örgüt içinde fikir beyan etmekten kaçındıkları görülmektedir. Bu görünmez olma düşüncesinin arka planında alacakları risklerin veya eleştirilerin herhangi bir sonuç vermeyeceğini düşünmeleri yatmaktadır.

Çalışanların sessiz kalma sebeplerine ilişkin davranışlarının örgütün ortamından kaynaklanıp kaynaklanmadığını araştıran pek çok çalışma, bunun dinamik bir süreç olduğunu ve organizasyonel yapının çalışanları sessizliğe götürebileceğini sağır kulak sendromu kavramını kullanarak açıklamaya çalışmıştır. Sağır kulak sendromu, çalışanların örgüt içerisinde sorunlu gördükleri konuları dile getirdiklerinde daha büyük maliyetlere katlanmak zorunda kalabileceklerinden dolayı sessiz kalmayı tercih etmeleridir. Başka bir ifade ile bir tür örgütsel hareketsizlik şeklidir. Bu nedenle, sağır kulak sendromu, çalışanların memnuniyetsizliklerini doğrudan ve açık bir şekilde ifade etmesini caydıran örgütsel bir norm olarak işlev görmektedir. Bir çalışmada sessizlik ikliminin, “… iki ortak inançla karakterize edilen herhangi bir örgütsel bağlam olarak tanımlandığı görülür. Bu iki ortak inanç:

Genellikle sessizlik iklimini yaratan ya da bunu teşvik eden bir dizi organizasyonel ve bağlamsal faktörler bulunmaktadır. Bunlar arasında organizasyon politikaları ve yapıları, demografik özellikler, üst yönetim ekiplerinin inanç yapıları ve kolektif duyu geliştirme ve iletişim süreçleri gibi faktörler, alt düzey çalışanların konuşma konusunda nasıl hayal kırıklığına uğradıklarını ve / veya korktuklarını açıklamaktadır.

Örgütlerde sessizliğin yönetsel faktörleri genellikle “yöneticilerin astları ile olan etkileşimleri” neticesinde ortaya çıkmaktadır. Yöneticilerden kaynaklanan sorunlara bakıldığında iki boyut ön plana çıkmaktadır. Bunlar; yöneticilerin astlarından olumsuz geri dönüş alma kaygıları ve yöneticilerin kendilerini astlarına karşı kapatmalarıdır.

Örgütsel sessizliğe sebep olan bir diğer yönetim kaynaklı faktör ise yöneticilerin kendilerini çalışanlara kapatmasından kaynaklanmaktadır. Buna göre bazı yöneticiler çalışanlarını her zaman güvenilmez ve bencil olarak görmektedirler. Dolayısıyla bu şekilde düşünen yöneticiler çalışanları ile olan iletişim kanallarını sınırlamak istemektedirler. Çalışanların üstleri ile sınırlı iletişim kurma isteklerini ise onlara karşı cesaret kırıcı, tehditkâr ve sert davranışlar ile karşılık vermektedirler. Bu davranışı sergileyen yöneticilerin genellikle bilinçli tavır sergilemediklerini ifade eden çalışmaların yanı sıra yöneticilerin çalışanlarını “çalışanlar ya yapmalı ya da susmalı” felsefesi ile hareket eden kişiler olarak gören sonuçlar da bulunmaktadır.

Yöneticiler arasında yaygın olduğu ileri sürülen astlarından olumsuz geri bildirim alma konusu ile ilgili yapılan araştırmalar, olumsuz bildirim alan yöneticilerin kırılgan davranışlar sergilediklerini, mahcubiyet duygusuna ve saldırganlık hali içerisine girdiklerini ve kendilerini yetersiz hissederek verimlerinin azaldığını göstermektedir. Dolayısı ile yöneticiler böyle durumlardan korunmak amacıyla bunları ortaya koyabilecek her türlü eylemi saklama ve gerçekleştirmeme eğilimindedir. Diğer bir deyişle örgüt içinde bu tür durumlara karşı sessiz kalmaktadırlar. Buna göre yöneticilerin örgüt içinde kendilerine olan özgüvenlerini kaybetmemek adına çalışanları baskıladıkları ve örgüt içinde sessizliğe neden oldukları söylenebilir.